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Intranet Potenzial für den Mittelstand

Intranet Potenzial für den Mittelstand Bild oben unsplash.com, Alejandro Escamilla
Intranet - Mittel zur Kommunikationsverbesserung?

In vielen Unternehmen kann die reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens nicht mehr gewährleistet werden. Sowohl zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern, als auch zwischen den einzelnen Abteilungen und darüber hinaus auch standortübergreifend gibt es viele Kommunikations- und Informationsdefizite, die den täglichen Arbeitsablauf negativ beeinflussen. Ein Intranet soll hier helfen.

Eine große Schwierigkeit besteht oftmals darin, den Informationsfluss innerhalb der Unternehmen aufrecht zu erhalten. Wenn neue Informationen an die Mitarbeiter weitergegeben werden sollen, so beruft man zu diesem Zweck Mitarbeiterversammlungen und Meetings ein, die einen enormen organisatorischen und zeitlichen Aufwand bedeuten und somit Arbeitszeit kosten.

Dennoch reichen diese Informationsveranstaltungen meist nicht aus, denn es kommt trotzdem immer wieder zu Situationen in denen beispielsweise Mitarbeiter den Kunden falsche Auskünfte erteilen, weil sie nicht genügend informiert sind über aktuelle Veranstaltungen und Projekte. Dies führt zu Missverständnissen und auch zu internen Spannungen.

Um diesen Problemen Abhilfe zu schaffen, entschieden sich viele Unternehmen Einführung eines Intranets. Das Intranet soll „von Mitarbeitern für Mitarbeiter“ gemacht werden, aber die Geschäftsführung stark mit einbeziehen.

Technische Merkmale

Das Intranet basiert auf den selben Techniken wie das Internet, dem Netzwerkprotokoll TCP/IP und dem Hyper Text Transfer Protocol, abgekürzt HTTP (daher auch in sämtlichen Internet Adressen http://www.rekord-online.de/ ). Der grundlegende Unterschied zum Internet ist hierbei die Begrenztheit auf eine bestimmte Nutzergruppe:

Während das Internet von potenziell jedem genutzt werden kann, ist das Intranet nur für ausgewählte Gruppen, beispielsweise für Mitarbeiter einer Firma, sichtbar. Typische Inhalte sind betriebsinterne öffentliche Informationen wie Regeln, Absprachen, Verfahrens- und Arbeitsablaufanweisungen und Dokumente und Formulare (Power Point Präsentationen, Flyer, Verkaufsförderungsaktionsprospekte).

Möglichkeiten für Führungspersonal

Das Intranet Mitarbeiterzeitung muss für alle Mitarbeiter unkompliziert erreichbar sein.

Das Intranet soll den Abteilungsleitern die Möglichkeit geben, mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, indem sie einerseits Informationen veröffentlicht und im Gegenzug ein Feedback von den Mitarbeitern in Form von E-Mails, Telefonaten, oder mündlichen Absprachen zurückgibt.
Der interne Informationsfluss soll entscheidend verbessert werden, indem alle für die Mitarbeiter relevanten Informationen umgehend veröffentlicht werden.

Möglichkeiten für Mitarbeiter

Das Intranet hat die Aufgabe, ein Sprachrohr der Belegschaft zu sein. Den Mitarbeitern soll die Möglichkeit gegeben werden, immer wiederkehrende Abläufe und Regeln unter einer
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eigenen Rubrik zu veröffentlichen. Um die Belegschaft über Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten, werden neue Firmennachrichten auf der Startseite vorgestellt. Alte Beiträge werden in einem Archiv gesammelt, um die Suche zu erleichtern und ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten. Mitarbeiter sollen Gelegenheit bekommen, ihre Kritik am Intranet zu äußern.

Mögliche Inhalte einer Intranetseite

1.News: In dieser Rubrik sollen alle für die Mitarbeiter wichtigen Neuigkeiten veröffentlicht werden. Sie wurden nach folgenden Rubriken geordnet.

2.Regeln / Abläufe: In dieser Rubrik erscheinen Artikel über verschiedene, aktuelle Themen. Die Themen können firmenbezogen sein, aber auch andere, aktuelle Themengebiete betreffen.

3.Mitarbeitersteckbrief: In dieser Rubrik sollen sämtliche Mitarbeiter vorgestellt werden. Mit einem Foto, der Tätigkeitsbeschreibung und E-Mail Daten finden sich so besonders neue Mitarbeiter und Auszubildende schnell zurecht.

Intranet Anwendungen

Im Folgenden werden die drei beliebtesten Intranet Anwendungen in Unternehmen vorgestellt:

1. Dateiserver
Die Hauptaufgabe eines Dateiservers (engl. file server) ist es, Speicherplatz für größere Datenmengen bereitzustellen und mehreren Benutzern über ein Netzwerk Zugriff auf diese Daten zu gewähren. Ein Dateiserver besteht dazu aus Hardware, z. B. Festplatten, in Kombination mit Software, die den Zugriff auf die Daten über ein Netzwerk ermöglicht.

2.Die zentrale Speicherung von Dateien hat folgende Vorteile/Gründe: Bei entsprechender Organisation besserer Überblick über vorhandene Daten, Vermeidung von Konflikten zwischen unterschiedlichen Versionen eines Dokuments, Zentrale Rechtevergabe für Dateien.

Aufgrund der zentralen Speicherung können Arbeitsgruppen leichter mit den selben Dateien arbeiten, ohne diese z. B. auf Datenträgern transportieren zu müssen.

Betriebssysteme sind üblicherweise Unix, Linux, Windows NT/-Derivate und Novell Netware. Für den Gebrauch im Internet wird üblicherweise auf FTP zurückgegriffen.

3.Groupware / Gruppen-Software
Kollaborative Software kann in einem mittelständischen Unternehmen als Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg genutzt werden. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird der Begriff Groupware meist nur auf sehr spezielle Systeme für Videokonferenzen oder zur zeitgleichen Bearbeitung von Dokumenten („Shared Whiteboards“) angewandt, die Definition umfasst jedoch viel mehr: Bekannte Beispiele für Groupware sind E-Mail-Clients (vor allem solche mit zusätzlichen Funktionalitäten wie Kontaktverwaltung), Instant Messenger, Wikis, und Workflow-Management-Systeme (zur Terminplanung). Ziel von Groupware ist stets die Unterstützung eines Gruppenprozesses, also die Erarbeitung eines Resultats oder die Transformation von Informationen von einem Anfangs- in einen Endzustand.

Intranetseiten

Intranetseiten, die auf Content Management Systemen basieren, können innerhalb der Firma als Mittel der Informationsunterstützung eingesetzt werden. Dynamische Anwendungen, beispielsweise ein CMS, welches mit Hilfe der Datenbanktechnik mySQL Form und Inhalt separat abspeichert, kann im mittelständischen Unternehmen als Kommunikationsplattform genutzt werden. Ziel von Intranetseiten muss es sein, ausgewählte Informationsprozesse des mittelständischen Unternehmens abzubilden. Dabei müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

1.Wo im Unternehmen werden Informationen wie erzeugt?

2.Wie werden diese Informationen strukturiert?

3.Wo im Unternehmen werden sie wann wofür benötigt?

4.Über welche Kanäle fließen die Daten?

5.Wie werden derzeit im Unternehmen Informationen beschafft?

6.Besteht die Möglichkeit, Informationen zentral zu sammeln, so dass alle Mitarbeiter Zugriff haben?

7.Wo und wie werden Informationen gespeichert?

Mögliche Nachteile und Folgen:

Kosten für den Aufbau des Intranets

Es muss von EDV-Spezialisten eine Client/Server Architektur aufgesetzt werden und auf dieser ein Webserver, beispielsweise Apache, installiert werden. Dem Intranet(web)server muss eine feste IP, beispielsweise 192.168.1.8 zugewiesen werden. Um eine Webseite mit dem Intranet darzustellen, muss diese konzipiert, gestaltet und programmiert werden. Wird ein Content Management System benutzt muss auf dem Webserver ein Datenbanksystem, beispielsweise mySQL, eingerichtet werden.

Diese Prozesse kosten Zeit und dementsprechend auch Arbeitskraft und somit Geld. Insbesondere bei sehr kleinen Firmen kann dies ein Risikofaktor sein.

Erhöhung des Netzwerkverkehrs

Besteht in dem Unternehmen eine übliche Client/Server Architektur ohne spezielle Leistungsreserven kann es bei starken Datenverkehr auf dem Intranetserver zu Leisungseinbußen kommen. Da dieser an das Firmennetzwerk gekoppelt ist, kann dies den Netzwerkverkehr belasten. Folglich muss ein entsprechend leistungsfähiges Netzwerk vorhanden sein oder angeschafft werden.

Kann ablenkend auf Mitarbeiter wirken
Anstatt die Kommunikation im Unternehmen zu vereinfachen kann der Effekt des Intranets bei unprofessioneller Gestaltung in die entgegengesetzte Richtung gehen: Durch unsachgemäße Programmierung und dezentrale Informationsanordnung kann die Bedienung der Intranetseite die informations suchenden Mitarbeiter frustrieren und neben dem ohnehin schon omnipräsenten E-Mail Verkehr als weiterer Ablenkungsgrund aufgeführt werden.

Viele Applikationen für Intranets noch unausgereift

Dadurch, dass die Idee der Intranets noch sehr jung ist, sind die Applikationen für Intranets oftmals wenig erprobt. Traditionelle Groupware Produkte z.B. Lotus Notes oder Novell GroupWise haben teils ausgereifte Funktionen, sind aber nie hundertprozentig auf die Problemstellungen des Unternehmens zugeschnitten und für ein kleines Unternehmen aus Lizenzkosten.
Weiterhin
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müssen, um einen ähnlichen Leistungsumfang, den eine traditionelle Groupware-Lösung bietet mehrere Applikationen zusammengestellt werden (Web-Server, Informationsdatenbanken etc.).

Fehlende Integration der Mitarbeiter
Sehr oft scheitern Intranet-Projekte, weil Top-Down Strategien umgesetzt werden, ohne auf die Bedürfnisse und Bedenken von Mitarbeitern oder organisatorischen Einheiten einzugehen. Denn: Der Erfolg eines Intranets hängt einzig und allein davon ab, in welchem Umfang die Mitarbeiter die Plattform effizient nutzen können - und wollen. Hinderungsgründe sind unter anderem:

1.Angst vor Veränderungen

2.Angst vor der Technik

3.Zögern wegen der zunächst fehlenden Nutzungspraxis

4.Mangelndes Verständnis für den Nutzen des Intranets

5.Das Intranet-Angebot deckt nicht den wesentlichen Informationsbedarf des Mitarbeiters

Vorteile und Potenziale

Innerbetriebliche Informationströme sind schneller: Durch das Intranet können zentralisiert Neuigkeiten kommuniziert werden. Bei benutzerfreundlicher Gestaltung kann das Firmenintranet zu einem von Mitarbeitern geschätzten Kommunikationsportal werden. Somit können Nachrichten nicht mehr in

Mitarbeiter können sich besser mit der Firma identifizieren: Durch eine durchgängige Verwendung der Corporate Identity auf der Intranetseite und benutzerfreundliche Kommunikation der Informationen

(Neue) Mitarbeiter finden sich schneller und besser zurecht: Durch Organigramme und Mitarbeiterprofile für jede Abteilung ist es für Neuzugänge einfach, sich an Ihre neuen Kollegen und an die Organisierung des mittelständischen Betriebes zu gewöhnen

Fehlerquote wird verringert : Arbeit wird vereinfacht weil jede Abteilung auf die gemeinsame Datenbank zugreifen können und nicht nach Listen oder Karteien suchen müssen. Häufige Fragen müssen nicht mehr telefonisch beantwortet werden sondern können bequem nach Abteilung abgerufen werden.

Einfachere Ankündigungen: Ankündigungen und Handouts müssen nicht mehr per Mail versendet werden, entlastet Mail-Transfervolumen

Mehrwert an Informationen
Das Intranet kann im Laufe der Zeit zu einem wertvollen Regelhandbuch für einen mittelständischen Betrieb werden, wenn es sich im Arbeitsalltag bewährt hat, vor allem, wenn die Informationen und Services auf anderem Wege nicht oder nur schwer beschaffbar sind.

Aktuelle Neuigkeiten
Wenn das Intranet stets mit Neuigkeiten aus der Firma oder der Branche versorgt wird, (im Falle von rekord die Baubranche) erfährt es meist relativ hohen Zuspruch bei der Nutzung. Über diese vertrauten Themen lassen sich skeptische Mitarbeiter an das Medium heranführen.

Fazit: Potential Intranet

Zusammenfassend lässt sich in einer Intranetseite ein Potential feststellen. Es kann bei geschickter Gestaltung dazu dienen, als Kommunikationsproblemlöser in der Firma täglich benutzt zu werden. Sichern Sie sich jetzt Ihr kostenfreies Internet Buch:
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Bildnachweise: Bild oben: unsplash.com, Alejandro Escamilla

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