Zeitmanagement erfolgreich umsetzen

Um sein eigenes Zeitmanagement umsetzen zu können, sollte man sich zuerst folgende Fragen stellen:

Was will ich selbst bis wann erledigt haben?

Um seine eigenen Ziele oder auch die eigene Arbeitszeit zu strukturieren, sollte man für sich einen genaueren Plan entwerfen. Der Urlaub wie auch Fortbildungen werden in der Regel schon fest gebucht und verplant. Das beginnt meist schon mit der Eintragung des eigenen Urlaubs bei dem Arbeitgeber bzw. mit der Absprache mit den Kunden - dies betrifft natürlich auch die weitere Planungen:
Hier wird der Tag des Abflugs und der Rückflug bekannt gegeben, das Hotel und die sonstigen Aktivitäten geplant und ggfs. auch gebucht.

Das es hier tatsächlich um das eigene Ziel- und Zeitmanagement geht, wird erst einmal für sich nicht richtig realisiert. Die messbare und machbare Formulierung der eigenen Ziele und des eigenen Zeitmanagements steht hierbei trotzdem im Fokus. Hierbei werden natürlich auch die eigenen Wünsche und Bedürfnisse mit eingebracht.

Was passiert den, wenn man keine Ziele hat und kein Zeitmanagement? Es passiert nichts, was einen in Zukunft voran bringt!

Durch das eigene Formulieren von Wünschen, macht man schon den ersten Schritt in eine - für sich selbst erfolgreichere - Zukunft.

Formulieren Sie im ersten Schritt z. B. für folgende Lebensbereiche Ihre Wünsche (bitte nicht lange nachdenken, sondern wie früher einfach spontan antworten und aufschreiben):

• beruflich
• finanziell
• familiär
• sportlich
• geistig
• Freizeitgestaltung
• Sonstiges

Weswegen schreibt man es sich so auf (in welcher Reihenfolge ist dabei zuerst irrelevant)? Fast jeder Wunsch kann Wirklichkeit werden und schließlich auch realisiert werden (Ziel), z. B. ein Haus kaufen für die Familie; eine Wohnung sanieren - damit man sich wohlfühlt; bei der Arbeit sich angekommen fühlt und gutes Geld verdienen. Nur ist es für Sie selbst wichtig oder haben Sie für sich andere Dinge, die für Sie wichtiger sind? Nur durch das erkennen der eigenen Wünsche, auf die Sie nicht verzichten möchten, können Sie die eigene (intrinsische) Motivation darauf fokussieren und somit selbst planen. Behalten Sie diese Liste immer in Ihrer Nähe, denn sie wird sich zwischendurch immer wieder ändern.

Praxistip - Visualisierung (visuell):

Schreiben Sie sich auf, was Sie selbst schaffen und bis wann erledigt haben wollen.
Um die eigene Begeisterungsfähigkeit und Vorstellungskraft mehr herauszuarbeiten können Sie z. B. via Handy Fotos machen oder Bilder heraussuchen (Achtung Datenschutz: bitte nicht teilen ohne Bezug), bzw. - wenn Sie selbst kreativ werden wollen - zeichnen.

Praxistip - Kommunikation (schriftlich und verbal):

Fragen Sie sich, ob es Ihre eigenen Wünsche sind oder die von anderen Menschen.
Sprechen Sie mit Menschen, denen Sie vertrauen, über Ihre Wünsche und machen Sie nicht die Wünsche von anderen Menschen zu Ihren eigenen (sonst verlieren Sie Ihre eigenen Wünsche aus den Augen).

SMART ist hier kein Auto, sondern im Ziel- und Zeitmanagement:

• S pezifisch
• M essbar
• A ttrakti
• R ealistisch/ R elevant
• T erminiert

(engl. Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time Bound)

SMART ist ein Kriterium zur eindeutigen Formulierung von mess- und überprüfbaren Zielen. Das Konzept geht auf den Managementforscher und Unternehmensberater Peter Drucker zurück und wird im Projektmanagement angewendet (Wikipedia).

Beispiel: Ihr Wunsch ist es eine Fortbildung zu machen, um sich beruflich weiter zu entwickeln. Damit Sie Ihr Ziel erreichen, ist es sinnvoll, sich vorher zu überlegen:

Spezifisch / konkret
Welche Fortbildung kann mir helfen, meine späteren Wünsche zu erfüllen? In welchem Institut kann ich die Fortbildung machen? Wozu ist es eigentlich wichtig (mache ich es für mich oder für das Unternehmen bzw. für mich selbst? Wie viel kostet es mich? Wann startet und endet die Fortbildung?

Zusätzliche Fragen könnten lauten: In welcher Stadt finden die Prüfungen statt? Zusatzkosten? Stipendien, BaFöG, Zuzahlungen vom Arbeitgeber oder ähnliches möglich? Bildungsurlaub ja/nein?

Meßbar und machbar:
Z.B. die Zeiteinteilung: Von wann bis wann geht die Fortbildung? Kann man es während des Bildungsurlaubs (siehe Bildungsurlaub / BGB / Bildungsfreistellung) die Fortbildung machen? In der Regel haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf fünf Tage Bildungsurlaub pro Jahr, beziehungsweise zehn Tage in zwei Jahren.

Zwei Gesetze bilden die Grundlage für diese Regelungen, die den Anspruch auf Weiterbildung garantieren sollen: Das Berufsbildungsgesetz (BBiG) und die Handwerksordnung (HwO). Fortbildungsverordnungen regeln die Prüfungsbedingungen einer Weiterbildung. Sie definieren das Ziel, den Inhalt und den Anspruch der Prüfung und bestimmen die Bezeichnung des Fortbildungsabschlusses.

Attraktiv
Das Ziel und die Zeiteinteilung sollte für Sie attraktiv insofern sein, dass Sie es selbst wollen. Nur dadurch werden Sie von sich aus motiviert sein, das Ziel in der von Ihnen vorgegebenen Zeit zu erreichen.

Realistisch/ realisierbar / relevant
Machbarkeit klären und realisieren, dass man das Ziel in der vorgegebenen Zeit auch erreicht. Hierfür ist es von Vorteil, wenn man die Zeit für sich festlegt (Urlaubsplanung anpassen und mit Kollegen absprechen), ggfs. Arbeitgeber ansprechen.

Terminiert
Termine fest planen - was kann man bis wann erledigen? Es soll für Sie selbst bindend sein. Z. B. im Fernstudium ist es gut, wenn Sie statt abends eine Stunde nach der Arbeit, lieber am Freitag Nachmittag und Samstag vormittags Zeit einplanen. Nach der Arbeit ist man nicht mehr so aufnahmefähig, wie nach einem kurzen Arbeitstag bzw. frisch und ausgeschlafen auf einem Samstag Morgen. Der eigene Lebenszyklus sollte hierbei immer beachtet werden. Eine Nachteule wird nicht plötzlich zum frühen Vogel ;-)

Eine weitere Möglichkeit eigene Ziele in einer von Ihnen vorgegebenen Zeit zu erreichen sind z.B.

• die Lebenszyklusanalyse - hier wird von Hinten nach Vorne geschaut - von sehr weit hinten dem Lebensende
• 80/20 Regel nach Pareto
• Zeitstrahl-Methode

Fazit

Um für sich selbst das individuelle Ziel zu finden, muss man sich Zeit nehmen und richtig planen - gerade dann, wenn es einem wichtig ist, dieses zu erreichen.

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