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Datenschutz: Wann ist externe Beratung sinnvoll? Arbeitswelt

Datenschutz: Wann ist externe Beratung sinnvoll?

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Viele Unternehmer haben freiwillig oder aufgrund von gesetzlichen Regelungen einen Datenschutzbeauftragten engagiert, der sich um alle Belange des Datenschutzes im Betrieb kümmert. Was viele Geschäftsführer bei der Bestellung ihres ausgewählten Mitarbeiters unterschätzt oder gar nicht beachtet haben, ist die Komplexität des Themas. Für eine Person innerhalb des Unternehmens, die nebenbei eventuell noch mit anderen Agenden betraut ist, kann es mitunter sehr schwierig werden, in der Fülle von bestehenden Vorschriften und regelmäßigen Aktualisierungen den Überblick zu behalten.

Externe Beratung schafft Abhilfe

Neben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regeln noch viele weitere Gesetze und Verordnungen den Datenschutz in Deutschland. Wer soll da im Eifer des Tagesgeschäftes noch wissen, wie die einzelnen Vorgaben nun innerhalb des eigenen Unternehmens umzusetzen sind? Genau in solchen Fällen kann ein externer Berater, der sich in seinem Beruf ausschließlich dem Thema Datenschutz widmet, bei Spezialfragen weiterhelfen.

Datenschutz betrifft nicht nur die Mitarbeiter des Unternehmens. Ein professioneller Umgang mit dem Thema ist darüber hinaus eine ausgezeichnete Möglichkeit, um gute Kundenorientierung zu zeigen und Käufer so langfristig an das eigene Unternehmen zu binden.

Externe Beratung schützt vor Abmahnungen.

Mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung stieg auch die Wahrscheinlichkeit massiv an, für die eigene Webseite oder den Online-Shop eine Abmahnung zu erhalten. In vielen Branchen sind die Mitbewerber auf der Lauer und warten nur darauf, dass hier Fehler passieren.

Doch nicht nur die Konkurrenz lauert. Mittlerweile gibt es einen eigenen Geschäftsbereich, der sich auf dieses Thema spezialisiert hat. Sobald beispielsweise entdeckt wird, dass sich Fehler in der Datenschutzerklärung auf der Website befinden oder eine Aufklärung darüber fehlt, wie Kunden die Erlaubnis, ihre Daten zu verarbeiten, widerrufen können, ist die Gefahr groß, eine Abmahnung eines findigen Anwalts oder eines Abmahnvereins zu bekommen.

Das Justizministerium hat die Abmahnprofis zwar schon ins Visier genommen, doch im Moment haben sie aufgrund fehlender Gesetze immer noch leichtes Spiel. Um sich vor Abmahnungen zu schützen ist es daher sinnvoll, einen externen Experten damit zu beauftragen, den Internet-Auftritt auf eventuelle
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Schwächen abzusuchen. Die Kosten dafür sind in der Regel wesentlich niedriger als der Betrag, den man für eine Abmahnung in die Hand nehmen muss.

Welche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit einem externen Berater gibt es?

Vor allem bei Branchen, die in ihrem Tagesgeschäft generell wenig mit dem Thema Datenschutz konfrontiert sind, empfiehlt es sich, statt einem internen Datenschutzbeauftragten gleich einen externen Spezialisten damit zu beauftragen.

Sollte es bereits jemanden im Betrieb geben, der sich grundsätzlich um die Belange des Datenschutzes kümmert, können auch nur Teilbereiche ausgelagert werden. Dazu zählen vor allem die folgenden Leistungen, die ein externer Berater übernehmen kann:

  • Datenschutz-Audit: Hier werden alle wichtigen Datenschutzthemen beleuchtet und im Anschluss daran rechtlich bewertet.
  • Datenschutz-Erklärung: Profis stellen rechtssichere Vorlagen zur Verwendung im eigenen Unternehmen zur Verfügung und passen diese entsprechend an.
  • Datenschutz-Schulung: Damit sich die Mitarbeiter an die entsprechenden Vorgaben und Gesetze halten können, müssen sie davon auch professionell in Kenntnis gesetzt werden.
  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Unternehmen sind aufgrund der DSGVO dazu verpflichtet, alle personenbezogenen Datenverarbeitungsverfahren schriftlich zu dokumentieren.
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    Bei Verstößen können Bußgelder von bis zu zehn Millionen Euro oder zwei Prozent des Jahresumsatzes fällig werden.
  • Löschkonzept: Betriebe müssen personenbezogene Daten löschen, wenn sie für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Ein externer Berater erstellt ein Konzept mit einfachen und übersichtlichen Regeln oder überprüft ein eventuell bereits bestehendes Konzept.
  • Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei der Verarbeitung besonders sensibler Daten wie beispielsweise strafrechtlichen Verurteilungen oder Gesundheitsdaten kann die Aufsichtsbehörde die Einsicht in eine Folgenabschätzung verlangen. Diese enthält eine Bewertung von Risiken und deren mögliche Folgen für die persönlichen Rechte und Freiheiten der Betroffenen.

Fazit: Externe Beratung ist immer sinnvoller als Wissenslücken im Datenschutz

Sobald im Unternehmen Unsicherheit zu einem Datenschutz-Thema besteht, sollte auf externe Unterstützung zurückgegriffen werden. Die Kosten sind überschaubar und schützen davor, im Bedarfsfall hohe Strafen zu riskieren, die für Betriebe mitunter existenzgefährdend sein können.

Durch ständige Anpassungen der Gesetze und Verordnungen ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass auch zukünftig allen Vorgaben entsprochen wird.

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